Elf Fantasy Fair 2012
21 en 22 April 2012 Haarzuilens / 15 en 16 September 2012 Arcen

1.  Algemeen

1.1  Aanmelding
Aanmelding als standhouders op de Elf Fantasy Fair 2012 geschiedt via de website www.elffantasyfair.com. Onder de kop Standhouders vind u een online inschrijfformulier. Meer over de inschrijvingen vindt u in hoofdstuk 6.
Food & Beverage standhouders die (middeleeuwse) drank- en etenswaren willen aanbieden kunnen contact opnemen met de Veronique van de Geer via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
Schminken, boogschieten en mede verkoop is uitsluitend mogelijk met toestemming van de organisatie.

1.2     Organisatie
De licentie voor het organiseren van de Elf Fantasy Fair is sinds 1 oktober 2011 in handen van Stelf PTe Ltd gevestigd te Singapore.  Stelf is een Singaporese limited maar met puur Nederlandse activiteiten en daardoor in Nederland afdrachtplichtig qua BTW en bedrijfsbelastingen.
Adresgegevens:
Stelf Pte Ltd
7500 A Beach Road, #04-334 The Plaza, Singapore 1995591
Tax nr NL823487489B01
ACRA: 201119686G

Tel: 00-31-(0)6-24694810
Email: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
website: www.elffantasyfair.com
Kantooruren: maandag t/m donderdag van 08:00 t/m 13:00 uur
 
Voor standhouder gerelateerde vragen kunt u contact opnemen met Veronique van de Geer
Tel: 00-31-(0)6- 44 519 236
Mail: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
Kantooruren: dinsdag t/m vrijdag van 08:30 t/m 16:30 uur 

1.3    Data, openingstijden en locatie Elf Fantasy Fair 2012

Zaterdag 21 april tm zondag 22 april 2012, Kasteel de Haar te Haarzuilens
Openingstijden:
Zaterdag van 10:00 uur tot 22:00 uur
Zondag van 10:00 uur tot 19:00 uur
Locatie:
Kasteel de Haar, Kasteellaan 1, 3455 RR Haarzuilens

Zaterdag  zelfde tijden 15 September en zondag 16 September, Kasteeltuinen Arcen te Arcen
Openingstijden:
Zaterdag van 10:00 uur tot 22:00 uur
Zondag van 10:00 uur tot 19:00 uur
Locatie:
Kasteeltuinen Arcen, Lingforterweg 26, 5944 BE Arcen

1.4    Bezoekers en toegangsprijzen
In 2011 heeft de Elf Fantasy Fair Haarzuilens 26.000 betalende bezoekers mogen verwelkomen, voor 2012 worden gelijke aantallen verwacht. In 2011 heeft de Elf Fantasy Fair Arcen 9.500 betalende bezoekers mogen verwelkomen, voor 2012 worden verwacht dat 11.000 bezoekers de fair zullen bezoeken. De toegangsprijzen staan vermeld op onze website.

2.    Locaties Elf Fantasy Fair 2012

Omschrijving locaties
Het terrein van de Elf Fantasy Fair is opgedeeld in verschillende locaties. Voor de globale locatie-indeling verwijzen wij u naar de kaart op de website op www.elffantasyfair.com

3.    Standtype

In dit hoofdstuk vindt u een omschrijving van de verschillende standtypen. Voor informatie over  een specifiek type op een locatie en exacte prijzen verwijzen wij u naar het online inschrijfformulier op onze website.
De indeling van de diverse locaties worden door de organisatie bepaald en zijn bindend.
Wellicht ten overvloede: voor alle standtypen geldt uitdrukkelijk dat uitbouwingen (bijvoorbeeld kaartmolens, (kleding)rekken) buiten de contractueel afgesproken standruimte niet zijn toegestaan.
Food & Beverage standhouders die (middeleeuwse) drank- en etenswaren willen aanbieden kunnen contact opnemen met de Veronique van de Geer via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

3.1     Open plek middeleeuwse tenten/ fantasievolle tenten
Sinds Arcen 2011 bieden wij alleen nog open plekken aan voor standhouders met een middeleeuws ogende en/of fantasy ogende tent e.e.a. ter beoordeling van de organisatie. De verkoopwaren hoeven niet middeleeuws te zijn. Wij vragen alle standhouders een foto te sturen voor hun tent voordat de registratie wordt goedgekeurd.
De plaats betreft een grondplaats op het terrein waarbij uitgegaan wordt dat u als standhouder deze ruimte zo aantrekkelijk mogelijk benut, bijvoorbeeld door het plaatsen van uw eigen tent. Het is in geen geval de bedoeling extra uitbouwingen te plaatsen die buiten de toegewezen ruimte vallen. De kavel indeling is besproken met gemeente en brandweer; blijf hier dus binnen.
Houdt er rekening mee dat de omliggende meters die nodig zijn voor het neerzetten van de tent ( zoals uw scheerlijnen), ook mee gerekend moeten worden en binnen de door u gehuurde meters dient te vallen. Als u een open plek neemt, dan wordt van u verwacht dat u zelf voor een goede ondergrond zorgt, om beschadiging van het gras te voorkomen. Raakt het gras beschadigd doordat er geen ondergrond is gebruikt, dan krijgt u achteraf van ons een factuur voor de herstelwerkzaamheden of wordt het borggeld ingehouden. De te huren open plekken zijn altijd standaard 3 meter diep. U kunt ze huren van 3 tot uiterlijk 10 meter breed.     

3.2    Paviljoen (5 x 5 or 5 x 4 meter)
De paviljoens zijn vierhoekig. Op een aantal locaties is het mogelijk meerdere paviljoens naast elkaar af te nemen.  Het dak bestaat uit PVC-zeil.
Specificaties pavilions 5x5 meter: Nokhoogte is ongeveer 5,10 meter. Zijhoogte is ongeveer 2,50 meter, met een instap van 2.23 m vrije hoogte. Breedte en diepte zijn 5 meter.
Specificaties paviljoens 5x4 meter: Nokhoogte is ongeveer 2.90 meter, de tent kan voorzien zijn van een middenbalk, dit kunnen wij niet op voorhand zeggen. Zijhoogte is ongeveer 2,50 meter, met een instap van 2.23 m vrije hoogte. Breedte (straatlengte) is 5 meter, en diepte is 4 meter.
Alle paviljoens zijn voorzien van vlonders indien nodig. Het is niet toegestaan om posters en andere reclame materialen te plakken, prikken en spijkeren op het pcv-zeil. Dit omdat de PVC-zeilen niet ontworpen zijn voor dergelijk gebruik. Wij zijn genoodzaakt eventuele reinigings- of reparatiekosten die ontstaan door verkeerd gebruik achteraf aan u te factureren. Wilt u toch iets op hangen, maakt dan gebruik van touwtjes, vleeshaken of tie wraps.   

3.3    Marktkraam
De marktkramen hebben een afmeting van luifel 450 cm x 250 cm, tafelblad 390 cm x 110 cm,  en zijn niet voorzien van zijwanden.
Het ombouwen van de marktkramen (eruit halen van de planken en de stand voorzien van eigen tafels danwel kledingrekken) is niet op alle locaties toegestaan.
Voor Haarzuilens 2012 geldt dat ombouwen op
- Fantasy Avenue, Walhalla niet is toegestaan
- Labyrinth, witches circle wel is toegestaan
De volgende zaken zijn op geen van de locaties toegestaan Uitbouwingen buiten de marktkraam zijn nadrukkelijk niet toegestaan. Denk hierbij aan folderrekken, aanplakborden, kaartmolens of aanhangers t.b.v. van opslag of voorraad. Ook is het niet toegestaan het achterzeil naar achteren toe te spannen en de afdak die hiermee ontstaat te gebruiken als verlenging van uw stand.

3.4    Food/Beverage open plek
Food & Beverage standhouders die (middeleeuwse) drank- en etenswaren willen aanbieden kunnen contact opnemen met de Veronique van de Geer via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

4.   Prijslijst

De prijs van een stand is afhankelijk van de locatie. U kunt de locaties vinden op de kaart op onze website.
Voor de Elf Fantasy Fair 2012 gelden de volgende tarieven

Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.

Voor de Elf Fantasy Fair Haarzuilens geldt de volgende indeling
AA Locatie:  Boulevard of books and Arts, Styx (Kruisvijverzijde)
A locatie:     Chaletlaan, Styx (Kasteelzijde), Medieval Road, Fantasy Avenue
B locatie:     Walhalla lane, Labyrith, Witches Circle, Dragon Alley

Voor de Elf Fantasy Fair Arcen geldt de volgende indeling
AA locatie:   Koetshuisplein,
A Locatie:    Oriental Speres, Celtic Alley, Medieval Road,
B locatie:     Magic grounds

Open plekken
Zoals in 3.1 vermeldt hebben wij slechts enkel nog open plaatsen voor middeleeuwsogende tenten.
Hiervoor kunt u als volgt uw standhuur berekenen:
U huurt een plek van minimaal 3 x 3 meter. Elke meter straatlengte kost € 90,- bij deelname aan Elf Fantasy Fair en € 65,- bij deelname aan beide evenementen.
Elke meter die u dieper staan wilt kost € 10,- extra per meter

Voorbeeld:
Een plaats van 3 x 3 kost bij deelname aan beide Elf Fantasy Fair
3 x € 65,- (straatlengte) + 3 x 2 (diepte) x 10,- = 195 + 60= € 255,- per fair
Een plaats van 4x5 meter kost (bij deelname aan alleen Haarzuilens)
4 x € 90,- plus 4 meter extra diepte over 4 meter = 4 x € 90,- + 4 x 4 x € 10,- = € 360,-+ € 160,- = € 520,-
Een plaats van 5 x 3 kost bij deelname aan beide Elf Fantasy Fair 2012
5 x € 65,- + 5  x 2 x € 10,- = € 425,- per Elf Fantasy Fair

Kunstenaarskorting
Voor kunstenaars en ambachtslieden hanteren wij een kortingsregeling. Om hiervoor in aanmerking te komen dient u na uw registratie een omschrijving (liefst met foto’s te sturen van uw kunst of ambacht. Belangrijk: Daarnaast moet 1/3 van de standruimte worden gebruikt voor demonstraties of workshops.
Kortingspercentage bij marktkramen en paviljoens 35%
Bij open plekken middeleeuwen 50%

Aantal polsbandjes en parkeerkaarten per standsoort: 

* Mocht u meer polsbandjes nodig hebben dan het aantal dat u ontvangt bij de stand, dan kunt u deze bijbestellen. Deze gaan per set van twee, waarvan één voor zaterdag en één voor zondag is. U kunt zoveel polsbandjes bijbestellen als u nodig acht, mits u ze op tijd bestelt  (voor 1 maart 2012) Zie ook tabel variabele kosten in hoofdstuk 5, Extra’s.

Betaling bij deelname aan enkel Elf Fantasy Fair Haarzuilens of Enkel Elf Fantasy Fair Arcen 2012
Al onze facturen worden digitaal verstrekt en verzonden naar het e-mailadres dat u op het inschrijfformulier heeft opgegeven.
Na toewijzing van de aangevraagde standruimte ontvangt u een factuur van € 50%, dit is de aanbetaling van uw standruimte, welke binnen 3 weken (en voor 1 maart 2012) na factuurdatum betaald dient te zijn. Is na 3 weken de betaling nog niet verricht, dan vervalt de reservering en zal een nieuwe aanvraag ingediend moeten worden.
Tevens ontvangt u ter gelijk een factuur van voor het resterende openstaande bedrag, waarvan het totaalbedrag voor 12 maart op de Nederlandse bankrekening van Stelf Pte Ltd. dient te staan. Bij te late betaling van deze factuur, vervalt eveneens de reservering en heeft u geen recht op volledige teruggave. Zie ook onze algemene voorwaarden.    

Betaling bij deelname aan zowel de Elf fantasy Fair Haarzuilens Als de Elf Fantasy Fair Arcen 2012
Al onze facturen worden digitaal verstrekt en verzonden naar het e-mailadres dat u op het inschrijfformulier heeft opgegeven.
Na toewijzing van de aangevraagde standruimte ontvangt u een factuur van € 25%, dit is de aanbetaling van uw standruimte, welke binnen 3 weken (en voor 1 maart 2012) na factuurdatum betaald dient te zijn. Is na 3 weken de betaling nog niet verricht, dan vervallen beide de reservering en zal een nieuwe aanvraag ingediend moeten worden. Tevens ontvangt u direct de tweede factuur met daarop de overige standhuur, accessoires en de aanbetaling van 25% voor de Elf Fantasy Fair Arcen. Deze moet uiterlijk 6 weken voor de start van de fair in zijn geheel voldaan zijn. 
In mei 2012 ontvangt een factuur van voor het resterende openstaande bedrag voor Arcen, waarvan het totaalbedrag voor 1 augustus 2012 op de rekening van Stelf Pte Ltd. dient te staan. Bij te late betaling van deze factuur, vervalt eveneens de reservering en heeft u geen recht op volledige teruggave. Zie ook onze algemene voorwaarden. Standhouders welke gebruik maken van deze aanbieding wordt geen borg in rekening gebracht.

Tickets/ polsbandjes
Op basis van een reserveringsbevestiging en standnummer ontvangt u bij de standhoudersregistratie op onze parkeerplaats uw polsbandjes en parkeerkaarten.
U dient er zelf zorg voor te dragen dat uw personeel de polsbandjes ontvangt! Zonder polsbandje hebben zij geen toegang tot het terrein. Spreek u met laatkomers vooraf af bij de poort.

5.    Extra benodigdheden

De uiterste besteldatum van alle onder genoemde producten is 1 maart 2012

5.1    Elektriciteit
Wilt u elektra gebruiken, dan betaalt u per oppervlakte. Per 25 m2 standoppervlakte wordt € 65, - aan elektriciteitskosten berekend, mits uw verbruik niet komt boven een gemiddelde van 2000 Watt.
Bijvoorbeeld:  Huurt u een marktkraam en wilt u stroom gebruiken, dan betaalt u voor het hele weekend € 65,-.
Huurt u een open plek van 8 x 5 meter, dan betaalt u 2 x € 65,- = € 130,-
Let op: uiterlijk om 23:00 uur elke avond (zaterdagavond tot 24.00 uur) worden de generatoren uitgezet om rond 07:00 uur de volgende ochtend weer aangezet te worden. Op het middenterrein (Walhalla) blijft de stroom ’s nachts aan in verband met koelapparatuur. Voor het gebruik van apparaten zoals magnetrons, waterkokers en ovens worden apart de elektra kosten berekend.
De generatoren t.b.v. de catering t.b.v. koelwagens blijven in overleg ’s nachts aan laten staan.

5.2    Water
Indien een standhouder water gaat gebruiken, dan dient  deze dat zelf zorg te dragen voor de aanvoer, opslag en afvoer. In geen geval mag afval water geloosd worden in de riolering van het evenementterrein, in het oppervlakte water of in de bodem. Indien de organisatie toestemming gegeven heeft voor het gebruik maken van waterpunten op het terrein zelf, dan dient de standhouder zelf zorg te dragen voor de aansluiting (koppelingen en slangen) op het waterpunt en zijn de kosten voor rekening van de standhouder.

5.3    Vuilnis
Standhouders dienen zelf zorg te dragen voor het correct aanleveren van zijn afval aan één van onze afvalpunten en dient zijn locatie brandschoon (ook zonder sigarettenpeuken etc.) achter te laten. Een kaart en een vuilniszak met daarop de afvalverzamelpunten ontvangt u bij aankomst op het registratiepunt.

5.4    Tafels & stoelen
Deze zijn apart te bestellen en zijn niet in de standprijs inbegrepen. Prijs per tafel is € 25,- en per kuipstoel € 5, -.

5.5    Polsbandjes
Buiten het aantal polsbandjes dat u standaard krijgt voor een bepaalde stand, kunt u ook extra polsbandjes bijbestellen. Deze zijn per set (zaterdag/zondag) te bestellen voor € 28,50 excl. btw.

5.6    Prijslijst benodigdheden. Prijzen zijn exclusief BTW.

6.    Reserveren standhouderplekken

Sinds de Elf Fantasy Fair Arcen 2010 zijn wij afgestapt van de inschrijvingen via de online landkaart. Onze nieuwe inschrijfmethode wordt hieronder omschreven.

6.1     Locaties in Elfia
Het terrein is opgesplitst in diverse locaties. Op onze website treft u een plattegrond aan met daarop de diverse locaties. De locaties worden door ons ingedeeld en op de locaties kunnen marktkramen, open plekken of paviljoens staan. Deze worden niet gewijzigd. Ook zijn er delen gereserveerd voor cateraars en entertainers. Op het inschrijfformulier kunt u de locatienaam, soort stand en de prijs terugvinden. 

6.2     Het inschrijfformulier
Op onze website staat een online inschrijfformulier. Hierop vult u al uw gegevens in en kunt u aankruisen naar welke stand en locatie uw voorkeur uit gaat.
Nadat u het inschrijfformulier heeft ingevuld wordt uw aanvraag door ons verwerkt. Binnen een week ontvangt u een bevestiging van uw reservering. Indien er problemen voordoen nemen wij contact met u op.

6.3       Beschikbaarheid en indeling
In dit nieuwe systeem is het voor u niet mogelijk het aantal nog beschikbare plaatsen te zien. U kunt zich registeren via een formulier op onze website. Binnen een week ontvangt u een bevestiging dat uw registratie ontvangen is.
Wij kijken onder andere naar het soort product dat u aanbied. Om onze bezoekers een gevarieerd aanbod te kunnen bieden hebben wij maximum ingesteld per type product (b.v. larp-wapens, gothic kleding, boekverkoop enz
De indeling op de locatie zelf wordt door ons gemaakt. De indeling wordt eind juni gemaakt en daarop ontvangt u uw standnummer. Onze indeling is bindend. Voor vragen over de inschrijvingen kunt u contact opnemen met Veronique van de Geer Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.  
Inschrijving is uitsluitend mogelijk via www.elffantasyfair.com   en is pas definitief als de organisatie de inschrijving heeft goedgekeurd én de betalingen zijn ontvangen. Let op: Voedsel- en drinkwaren mogen niet verkocht worden in uw stand, tenzij er schriftelijke toestemming is verleend door de organisatie.

7.    Aankomst

7.1    Aankomst donderdag 19 April/ 13 september
Mee te nemen:
Uw reserveringsbevestiging
Uw driecijferig standnummer
   
Registratiepunt:
Bij het registratiepunt op de parkeerplaats tegenover het kasteel.
Hier ontvangt u een enveloppe met daarin uw tickets, parkeerkaart en overige informatie.
Indien er niemand op het registratiepunt aanwezig is vind u daar een telefoonnummer van de dienstdoende “parkeerelf”

Auto op terrein voor opbouw:
Maximaal 90 minuten, indien de mogelijkheid zich voor doet mag langer met uw auto op het terrein blijven.

7.2  Aankomst vrijdag 20 April/ 14 September
Mee te nemen:
Uw reserveringsbevestiging
Uw driecijferig standnummer

Registratiepunt:
Bij het registratiepunt op de parkeerplaats tegenover het kasteel.
Hier ontvangt u een enveloppe met daarin uw tickets, parkeerkaart en overige informatie.

Auto op terrein voor opbouw:
Maximaal 90 minuten in bloktijden. De bloktijden worden per email verstuurd 4 weken voor het evenement.

7.3  Aankomst zaterdag 21 April/ 15 September
Mee te nemen:
Uw reserveringsbevestiging
Uw driecijferig standnummer

Registratiepunt:
Bij het registratiepunt op de parkeerplaats tegenover het kasteel.
Hier ontvangt u een enveloppe met daarin uw tickets, parkeerkaart en overige informatie.

Auto op terrein voor opbouw:
Niet mogelijk gedurende de hele dag!

7.4    Route naar de Elf Fantasy Fair
Kasteel De Haar is gelegen in de Gemeente Utrecht, iets ten noorden van de plaats Vleuten. Het adres is Park en Tuinen Kasteel De Haar, Kasteellaan 1, 3455 RR, Haarzuilens, Nederland.
De Kasteeltuinen Arcen zijn gelegen in de provincie Limburg, vlakbij de Nederlandse stad Venlo en de Duitse stad Mönchengladbach. Het adres is: Kasteeltuinen Arcen, Lingsforterweg 26, 5944 BE Arcen, Nederland.
Let op: het landgoed Kasteel De Haar/ Kasteeltuinen Arcen is een monumentaal park, dat valt onder de bescherming van Nederlandse natuurmonumenten. Blijft u daarom altijd met uw voertuig op de verharde paden en rijplaten. Schade aan het park die veroorzaakt zijn door voertuigen worden door de stichting Kasteel de Haar verhaald op de organisatie van de Elf Fantasy Fair. Een standhouder, waarvan geconstateerd is dat deze met een voertuig niet op de verharde paden en/of rijplaten heeft gereden, kan na afloop van het evenement een factuur verwachten van minimaal € 100, - ex BTW.

8.    Opbouw

8.1    Data en tijden opbouw
Voor de opbouw van uw stand heeft u de keuze uit verschillende dagen. Met betrekking tot het opbouwen in combinatie met auto(‘s) op het terrein zijn er beperkingen. Zie onderstaand tabel:

Opbouw EFF 2012

* Uw specifieke opbouwtijd zal via email aan u worden verstrekt. Zorg ervoor dat u minimaal 30 minuten voor de start van uw opbouwtijd aanmeldt bij het registratiepunt op de parkeerplaats. Bent u niet op tijd –door files, of andere omstandigheden- dan wordt uw opbouwtijd doorgeschoven naar een reservepool aan het eind van de dag.
Als u niet op een bepaalde opbouwtijd kan komen meldt dit dan direct na ontvangst van de mail waarin uw opbouwtijd wordt aangegeven en geef daarbij aan wanneer u komt opbouwen.
Voor vragen tijdens het opbouwen op het terrein kunt u altijd terecht bij uw eigen locatiemanager. Elk van de locaties heeft namelijk zijn eigen locatiemanager, zowel tijdens op- en afbouw als tijdens het evenement zelf. 

8.2    Parkeren
Als u klaar bent met laden en lossen kunt u uw voertuig voor langere tijd parkeren op de parkeerplaats. Het kasteel in Haarzuilens beschikt niet over speciale parkeerplaatsen voor standhouders.

8.3    Overnachten en kamperen
Het is toegestaan om op het terrein in de eigen stand te overnachten. Uitbouw met een slaaptent, camper of ander voertuig is niet toegestaan (ook niet bij marktkramen). Toiletruimtes zijn ’s nachts beschikbaar, er is geen douchemogelijkheid voor standhouders beschikbaar.
Het is volgens de Nederlandse wet verboden om te overnachten op parkeerplaatsen. Het overnachten op de parkeerplaats is daarom niet toegestaan. Er zijn campings in de omgeving van het evenement waar u kunt overnachten. Kijk voor informatie hierover  op onze website.

8.4    Borg
Bij deelname aan de Elf Fantasy Fair als standhouder wordt vooraf €100,- borggeld in rekening gebracht.  Dit borggeld wordt na afloop van het evenement teruggestort door de organisatie, indien de standhouder zich gehouden heeft aan de algemene voorwaarden, waaronder het schoon opleveren van de standruimte, het afval is afgegeven bij een afvalverzamelpunt, er geen schade is gereden op het terrein met de auto en gehouden is aan de verblijfstijden met de auto op het terrein.
Voor het overschrijven van de borg naar niet Nederlandse rekeningen hebben wij uw IBAN en BIC nummer nodig, samen met de naam van de rekeninghouder, het adres van de rekeninghouder en de naam van uw bedrijf. Vergeet u niet deze in te vullen op het inschrijfformulier!

9.    Elf Fantasy Fair dagen 21 en 22 april 2012/ 15 en 16 september 2012

9.1    Data en tijden bevoorrading stands
Op zaterdag en zondag kunt u niet het terrein op met uw voertuig om uw stand te bevoorraden. U kunt zaterdag en zondag te voet en/of met een steekwagen bevoorraden.

9.2    Locatiemanager
Iedere locatie heeft een eigen locatiemanager, die voor u het aanspreekpunt is tijdens het evenement. Tijdens de opbouw, het evenement zelf en de afbouw kunt u bij deze locatiemanager terecht voor al uw vragen en of opmerkingen.
De locatiemanager heeft ook de beschikking over alle informatie betreffende uw bedrijf op de Elf Fantasy Fair en loopt ook na of uw stand voldoet aan de standhoudervoorwaarden. Hij/zij zal ook de oplevering van uw stand aan het einde van het evenement controleren. Zie voor oplevering van uw stand, punt 13 uit het algemeen reglement standhouders.

9.3    Afval
Het is gebruikelijk bij buitenevenementen dat standhouders hun afval meenemen naar huis. Naast het zelf meenemen kunnen we u nog de volgende opties bieden:
-    U kunt uw afval tijdens en na het evenement zelf wegbrengen naar over het terrein verspreide afval-verzamelpunten. Een kaart hiervan treft u in de enveloppe die u bij aankomst ontvangt.
-    U kunt een of meerdere afvalkliko’s huren van 210 liter inhoud, die met enige regelmaat gecheckt en geleegd worden door onze medewerkers
Graag vragen wij u om asbakken bij uw stand neer te zetten om te voorkomen dat uw sigarettenpeuken op de grond terecht komen.

9.4    Kassa
U kunt ter plekke geen extra standhouder tickets of parkeerkaarten kopen. U kunt wel extra bezoekerstickets en bezoekers-parkeerkaarten kopen op zaterdag en zondag bij de kassa. De kassa bevindt zich bij de hoofdingang.

9.5    E.H.B.O. post
Tijdens de Elf Fantasy Fair is een bemande E.H.B.O. post aanwezig op het terrein. Indien een bezoeker u vraagt naar een E.H.B.O. post, dan kunt hen naar deze locatie verwijzen. In het geval dat zich in- of direct naast uw stand een calamiteit voordoet, dient u het direct aan uw locatiemanager of een andere medewerker van Elf Fantasy Fair te melden.

9.6    Beveiliging
’s Nachts zal het terrein worden beveiligd door professionele krachten. Wij wijzen u er echter met nadruk op dat deelname aan het evenement voor risico van de standhouder zelf is. Noch de organisatie, noch Kasteel Arcen kunnen enige aansprakelijkheid aanvaarden betreffende schade of vermissing van welke zaken dan ook. In de “Algemeen voorwaarden Standhouder Elf Fantasy Fair”, kunt u lezen welke voorwaarden hieromtrent van toepassing zijn.    

9.7    Reclame
Gratis aanbieden van reclame en voorlichtingsmateriaal kan uitsluitend geschieden vanuit de stand zelf (dus niet ervoor en/of op de paden), het is verboden deze in een andere ruimte dan die door u gehuurd aan de bezoekers aan te bieden, dan wel aan te brengen. Deze maatregel wordt getroffen op basis van de gemeentelijke verordening reclame uitingen en op basis van de algemene voorwaarden Elf Fantasy Fair. Er mogen dus ook geen flyers onder ruitenwissers van auto’s worden gestoken.

9.8     Stijlvolle aankleding
De organisatie verzoekt dringend alle standhouders van de Elf Fantasy Fair 2011 zich in een leuk, bij uw locatie passend kostuum te kleden tijdens de Elf Fantasy Fair en ook uw stand te decoreren in Fantasy stijl. Dit is in de eerste plaats om de eigen stand nóg aantrekkelijker te maken voor de bezoekers en tevens om de sfeer van de locaties te versterken.

10.    Afbouw

10.1    Data en tijden afbouw
Voertuigen worden zondag 22 april na 19.30 uur* op het terrein toegelaten via bloktijden. Elke stand heeft zijn eigen standnummer, afbouwtijd en in/uitgang. Deze tijden worden u per mail, voorafgaande aan het evenement bekend gesteld. Bij twijfel op het evenement zelf kunt u de locatiemanager vragen.
*De tijd van 19.30 uur is afhankelijk van de politie ter plaatse. Zij geven het terrein vrij als de laatste bezoeker-pendelbus is weggereden. 
De afbouw op zondagavond is er druk, u kunt er ook voor kiezen te voet/ steekwagen uw spullen naar de P plaats te vervoeren of op maandag af te bouwen.
Maandag 23 april na 07:30 uur kunt u met uw voertuig beperkt op het evenementterrein verblijven om af te bouwen. Uiterlijk 12.00 uur dient u uw standplek op te leveren. 

10.2    Autoverkeer afbouw
”Tip! Maak zoveel mogelijk gebruik van steekwagens tijdens het op- en afbouwen van uw stand.
Tijdens de afbouw op zondagavond gelden, voor uw voertuig, er specifieke tijden per stand en per locatie. Zorg ervoor dat u 15 min voor uw oprijd-tijd  op de parkeerplaats aanwezig bent, zodat u, als u wordt opgeroepen, kunt gaan rijden.
De zondagavond is een drukke en soms hectische periode. Wij willen u op het hart drukken rustig te blijven en de aanwijzingen van onze medewerkers op te volgen. Zo verloopt het soepel!
Blijf op het terrein met uw voertuig op de verharde wegen en rijdt niet door/over het gras. Het park van het kasteel is namelijk van natuurmonumenten. 
“U mag uitsluitend op verharde wegen rijden”

10.3    Laden
Eenmaal op het terrein kunt u als exposant rijden in de richting van de plaats die u bij de ingang is toegezegd.
Auto’s mogen alleen op weg geparkeerd worden, niet op het gras. Hier wordt streng toezicht op gehouden. De spullen kunnen dan vanaf de weg worden geladen en gelost. Dit moet gebeuren in de daarvoor gereserveerde tijden, na deze tijden moeten de auto’s het terrein hebben verlaten.
“Zorg dat uw parkeerkaart goed zichtbaar achter de voorruit is geplaatst”

Wij willen u heel veel succes en plezier wensen met de komende Elf Fantasy Fair!

U kunt hier een PDF van de standhouder-informatie downloaden!